Protocolo para Actividades Autogestionadas por Socios en Hebraica

Última Actualización: 22 de Mayo de 2024. Original: 15 de Abril de 2023.

Objetivo del Protocolo

El objetivo de este documento es definir de manera clara y precisa el proceso toma de decisiones y gestión que será utilizado por la institución y su miembros para llevar adelante actividades autogestionadas por socios en cualquiera de las sedes de la Sociedad Hebraica Argentina.

Definición de términos y condiciones

Para garantizar la claridad, es importante definir algunos términos utilizados en el presente documento :

  • “Auto-gestionar” se refiere a las actividades que son iniciadas y organizadas por socios y no por la Sociedad Hebraica Argentina. Las actividades oficiales organizadas por la institución están fuera de este marco.
  • Como  “espacios comunes”, se hace referencia a cualquiera de las sedes físicas de SHA y entornos digitales. Es importante aclarar que no están incluidas actividades que sucedan en el marco de propiedades privadas, como casas o departamentos que se encuentran dentro del campus de Hebraica Pilar. Dentro de las propiedades privadas, los socios tienen la libertad de hacer lo que quieran siempre y cuando sean actividades legales y/o que cumplan con las regulaciones dispuestas por Hebraica.
  • Excepción: si una actividad está abierta a todos los socios, y si el socio-organizador también solicita a través del formulario (ver más abajo) que Hebraica publique la actividad, también podremos evaluar dicha promoción en caso de ser abierta a toda la comunidad de socios.
  • Por ejemplo si un grupo de socios quiere organizar un concurso de Burako y pide que Hebraica lo promocione, esto se podrá hacer incluso si se llevara a cabo en una casa particular, si y sólo si el mismo es abierto a todos los socios.
  • Para que una actividad autogestionada por socios pueda ser publicada por Hebraica, deberá cumplir con algunos requisitos descritos en este documento, incluidos los de comunicación que se describen a continuación.
  • Por “Actividad”, nos referimos a actividades nuevas que no estén vigentes y que no sean  organizadas oficialmente por Hebraica, por ejemplo si un socio quiere iniciar un “Club de Ajedrez para jóvenes” pero ya hay uno en funcionamiento patrocinado por Hebraica, entonces la propuesta no será aceptada. En otras palabras, cualquier actividad autogestionada no puede competir con una actividad oficial similar que esté patrocinada por el club.
  • Estos protocolos son solo para una «Actividad» específica a la que todos los socios de Hebraica pueden asistir opcionalmente si así lo desean, debiendo seguir las reglas de esa actividad específica. Si bien todas estas actividades están abiertas a todos los socios de Hebraica que quieran participar en la actividad definida, el socio-organizador define las reglas de la actividad en la que participan los participantes, y la participación en ella significará la aceptación total de esas reglas impuestas por el organizador. Cómo ejemplo daremos que si el organizador elige organizar un partido de “Fútbol Norteamericano” y los participantes pueden optar por participar o no, sabiendo que será el reglamento de “Fútbol Norteamericano” en esa actividad y no de fútbol de campo.
  • Por “cultural” (como en “actividades culturales”), este documento hace referencia a actividades que caen bajo la jurisdicción del apropiadamente llamado “Departamento de Cultura y Adultos” de Hebraica. Esto excluye todas las actividades relacionadas con los deportes, que caen bajo la jurisdicción del “Departamento de Deportes de Hebraica”, y esto también excluye las actividades orientadas a la Educación no formal de nuestros chicos y adolescentes, que caen bajo la jurisdicción del” Departamento de Juventud”, y por lo tanto usan un proceso separado y no siguen el proceso en este documento.
  • El sello distintivo de una sociedad libre es no tener que registrar actividades informales, por lo que, por supuesto, ¡los grupos de amigos siempre pueden reunirse en cualquier lugar de la sede para cualquier propósito!
  • Por “socio-organizador”, este documento hace referencia a cualquier socio de Hebraica que inicia la autogestión de una actividad siguiendo los protocolos de este documento. Como “organizador” de la actividad, ese socio puede solicitar la aprobación oficial del Departamento de Cultura y Adultos de Hebraica (usando el proceso descrito a continuación) y si un espacio es necesario, y el “organizador” puede elegir las reglas que usará. por la actividad que organiza.
    • Por ejemplo, si un organizador quiere organizar un «Concurso de Burako», entonces el organizador hará la solicitud, utilizando el proceso a continuación, y si es aceptado, creará un evento que siga las reglas de Burako. El organizador de cualquier actividad elige las reglas a utilizar para la actividad y las detalla en el formulario de solicitud, de modo que un socio-organizador puede organizar un “Concurso de Ajedrez” y otro socio-organizador puede organizar por separado un “Concurso de Burako”. ¡O el mismo socio-organizador puede organizar ambos!

El Proceso Abreviado y Simplificado

Debido a que el proceso puede volverse detallado y complejo, aquí hay un resumen general del mismo. La siguiente sección enumera los detalles esenciales de cómo funcionará el proceso, por lo que si al leer esta versión abreviada cree que falta algo, entonces probablemente sea así, porque ese paso probablemente esté en la versión detallada. Proporcionamos una versión simplificada solo para ayudar a que sea fácil de entender. Aquí está la versión simplificada:

  • Un socio-organizador completará un formulario con información sobre la actividad que le gustaría organizar. Las solicitudes pueden ser para eventos únicos o eventos en que se repetirán (consultar el proceso a continuación para conocer los detalles de renovación y cancelación de eventos). Este formulario como al final de este documento.
  • El Departamento de Socios evaluará la solicitud, utilizando varios criterios formales (consulte el proceso detallado a continuación para conocer los criterios).
  • Si la solicitud fuera rechazada, se le notificará al socio-organizador el motivo del rechazo.
  • Si la solicitud fuera aceptada, entonces el socio-organizador será notificado de su aceptación, así como notificado del espacio disponible para la realización de la misma. La institución podrá ayudar en la preparación del espacio si fuera que los profesionales de SHA evalúan que pueden disponer de recursos humanos y mobiliario. El socio-organizador acepta implícitamente al momento de aplicar la solicitud, que no debatirá con el profesional el criterio a utilizar para la asignación de recursos humanos de la Institución.

El Proceso en Detalle

Este es el proceso a seguir cuando un socio quiera autogestionar una actividad en la propiedad del Club:

  • El primer paso es que el socio envíe un formulario a Hebraica con alguna información básica, o en casos excepcional, pedir directamente del profesional de Hebraica o Secretario que corresponde que manda una confirmación formal. Este formulario como al final de este documento. Este formulario va a llegar al Departamento de Socios:
    • El nombre del socio
    • El número de socio de Hebraica
    • Un título corto propuesto para la actividad (“Club de Ajedrez para jóvenes”)
    • Una descripción de un párrafo de longitud de la actividad. Tengan en cuenta que si una actividad tiene algunas variaciones de la misma, entonces en este párrafo, el socio-organizador debe especificar qué variaciones son esas.
    • Una estimación del número de socios que es probable que asistan. Esto es importante para comprender el tamaño del espacio que se asignará.
    • Un espacio sugerido para la actividad. Tenga en cuenta que es posible que Hebraica no apruebe ese espacio en particular, y no necesita justificar por qué ese espacio se le dio a otro grupo, pero las posibles razones pueden incluir: ese espacio fue reservado por otro grupo. Si Hebraica no aprueba un espacio, pero aprueba la actividad, recomendará y aprobará otro espacio en la misma sede.
    • Una lista inicial de socios (con nombre y número de socio de Hebraica) que deseen participar en la actividad. Esta lista puede ser de 0 a 100 o más socios de Hebraica.
    • La fecha y hora sugerida para la actividad.
    • La frecuencia de la solicitud: ¿una vez? ¿Semanal? ¿Mensual? Tengan en cuenta que las actividades recurrentes se renuevan automáticamente por un período máximo de 3 meses, y al final de esos 3 meses, se debe realizar una nueva solicitud si se quiere continuar.
    • Si el organizador desea que Hebraica publicite la actividad autogestionada (mientras deje en claro que es autogestionada) a los socios de Hebraica.
  • El segundo paso es: una vez recibido este formulario (idealmente, 14 o más días hábiles antes de la actividad), el Departamento de Socios de Hebraica (por un profesional o el Secretario) revisará el formulario, bajo cinco criterios diferentes, con el fin de aprobar o desaprobar la solicitud. El Departamento de Socios de Hebraica determinará si la actividad puede recibir espacio o no en función de la revisión del formulario de solicitud, con especial atención a estos cinco criterios.
    • ¿Es legal la solicitud?
      • Hebraica no aprobará ningún club que intente violar las leyes de Argentina.
    • ¿Es viable la solicitud de acuerdo con los estatutos, leyes, reglamentos y la propia constitución de Hebraica?
      • Hebraica no aprobará ninguna solicitud que no cumpla con las reglas de Hebraica.
    • ¿Es la solicitud realista?
      • Hebraica no aprobará ninguna solicitud que no parezca realista o factible; si un socio quiere reservar todo el espacio de la sede principal para que lo visiten 1 millón de personas, entonces Hebraica interpretará esa solicitud como una broma y no como una solicitud seria, debido a que no es realista.
    • ¿La solicitud en cuestión entra en conflicto con alguna actividad oficial de Hebraica estrechamente comparable?
      • Hebraica no aprobará ninguna solicitud para una actividad cuya esencia sea la misma que una actividad patrocinada oficialmente por el Club. Entonces, por ejemplo, si ya existe un “Club de Ajedrez para jóvenes” como actividad oficial, entonces no aprobará un club de ajedrez para jóvenes autogestionado. Pero si hay un “Club de Ajedrez para Jubilados”, entonces Hebraica aprobará una actividad de “Club de Ajedrez para Jóvenes”, porque esas actividades son “comparables” pero no “estrechamente comparables”.
    • ¿Es compatible con los lineamientos estratégicos o Institucionales- dirigenciales?
  • El tercer paso es lo que sucede a continuación de que el Departamento de Socios de Hebraica apruebe o rechace la solicitud.
    • Si la solicitud es rechazada, entonces el Departamento de Socios (por un profesional o el Secretario) emitirá un documento escrito (correo electrónico es el formato de preferencia) notificando al socio-organizador que la solicitud fue rechazada y el motivo del mismo.
    • Este correo electrónico también le indicará al socio-organizador que aunque se rechace una actividad, el socio aún puede participar en ella libremente, pero no de manera formal dentro de la propiedad común del Club.
    • Si se aprueba la solicitud, el Departamento de Socios hará cinco cosas a continuación:
      • Primero, el  Departamento de Socios elegirá un lugar en la misma sede para la actividad (y entregará a los socios el espacio que soliciten, a menos que ese espacio esté [a] reservado previamente, o [b] no se permite su uso para ninguna actividad autogestionada, o [c] si el espacio no es factible de manera realista para la actividad propuesta.)
      • En segundo lugar, el Departamento de Socios (por un profesional o el Secretario) comunicará esta decisión al socio-organizador que inició la solicitud. La comunicación será vía email o whatsapp, con un mínimo de 7 días hábiles antes de la fecha de la actividad, incluyendo la ubicación. Además, si se aprueba la solicitud, el Club también podría disponer el cambio del nombre propuesto de la actividad.
      • Tercero, cuando el socio-organizador haya llenado el formulario, una de las preguntas mencionadas anteriormente será si al socio-organizador le gustaría que Hebraica publicite la actividad en los medios de comunicación disponibles. Si el socio-organizador respondió a esa pregunta de manera afirmativa, que quiere que Hebraica promocione la actividad, entonces Hebraica solicitará al socio-organizador cualquier material promocional (como una imagen que promocione el evento) y, una vez se reciben los materiales, Hebraica lo promocionará. Consulte la sección «Requisitos de comunicación» de este documento sobre los requisitos para los materiales promocionales.
      • En cuarto lugar, en el formulario de solicitud, el socio-organizador informa si la solicitud es por vez única o de manera recurrente. El Departamento de Socios puede decidir si otorga el espacio por única vez o de manera recurrente por 3 meses renovables cada tres meses.
      • Quinto, si el uso de un espacio requiere alguna organización por parte de Hebraica (como mantenimiento y apertura de un espacio), entonces el  Departamento de Socios notificará a las personas correspondientes para organizar y preparar el espacio según sea necesario.
    • Si la solicitud fuera aceptada, entonces el socio-organizador será notificado de su aceptación, así como notificado del espacio disponible para la realización de la misma. La institución podrá ayudar en la preparación del espacio si fuera que los profesionales de SHA evalúan que pueden disponer de recursos humanos y mobiliario. El socio-organizador acepta implícitamente al momento de aplicar la solicitud, que no debatirá con el profesional el criterio a utilizar para la asignación de recursos humanos de la Institución.

Jurisdicción

Este documento cubre actividades que quieran ser auto-gestionadas por socios. El  Departamento de Socios, será el receptor de todas las solicitudes y trabajará con los diferentes departamentos de actividades de la Institución para la toma de decisiones de así creerlo necesario.

Financiamiento

No habrá financiamiento disponible para grupos auto-gestionados dentro de Hebraica a menos que los profesionales o directivos decidan lo contrario, siendo la responsabilidad de los miembros de la Comisión Directiva de la Sociedad Hebraica Argentina, las decisiones referente a la administración de los recursos de la institución. Hebraica apoyará las actividades autogestionadas de sus socios proporcionando acceso al espacio y a la comunidad de Hebraica, pero no financieramente.

Requisitos Comunicacionales

Para cualquier material creada por los organizadores del grupo, es necesario que:

  • El material debe contener alguna de estas frases:
    • Actividad autogestionada por socios
    • Actividad 100% autogestionada por socios
  • En el anuncio impreso o anuncio digital, esta frase debe estar en un recuadro que ocupe al menos el 5% del espacio del anuncio completo o imagen.
  • En una página web o redes sociales, esta frase debe incluirse donde sea posible, así como las imágenes compartidas en las redes sociales también deben cumplir con la regla del 5 %.
  • Todos los materiales deben ser aprobados por el Secretario de Comunicaciones, el Director de Comunicaciones o el Coordinador de Comunicaciones.

  • Las actividades autogestionadas pueden crear cualquier material promocional, sin limitaciones de diseño, que puedan usar por sí mismos. Sin embargo, para cualquier material promocional que se vaya a utilizar en las plataformas formales de Hebraica (como las redes sociales oficiales de Hebraica), es posible que el Departamento de Comunicaciones requiera que el Departamento de Comunicaciones cree sus propios materiales promocionales para usar en lugar de los materiales creados por ellos mismos.

Comunicaciones Internas

Si algún socio que organiza un grupo o participa en un grupo tiene alguna pregunta, puede comunicarse con el equipo responsable dentro del Departamento de Socios a través del correo electrónico: socios@hebraica.org.ar

Fechas en las que esto se hace efectivo

Este documento entra en vigencia el 15 de Abril de 2023 y estuvo actualizado el 22 de Mayo de 2024.

Formulario para Aplicarse

La confusión entre "metas" y "perfección" parece, en mi opinión, caracterizar nuestra época.

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Ahora vas a ver la versión beta del nuevo sitio de Hebraica. No es la versión final y aún estamos haciendo muchos cambios. Si sos socio, por favor envianos cualquier comentario o sugerencia o error a socios@hebraica.org.ar - Ahora, clickea para ingresar al sitio.