Protocolo para Actividades Autogestionadas por Socios en Hebraica

Este es el proceso a seguir cuando un socio quiera autogestionar una actividad en la propiedad del Club:

• El primer paso es que el socio envíe un formulario a Hebraica con alguna información básica. Este formulario será propiedad, creado y revisado por el Departamento de Socios de Hebraica. Eventualmente, este formulario se colocará en línea y se vinculará desde el sitio web y la app de Hebraica (aunque el formulario y los enlaces no estarán listos de inmediato). Si este formulario no se envía al menos 7 días antes de la actividad, entonces el espacio no puede ser garantizado. Esta información incluirá al menos los siguientes detalles:
  • El nombre del socio
  • El número de socio de Hebraica
  • Un título corto propuesto para la actividad (“Club de Ajedrez para jóvenes”)
  • Una descripción de un párrafo de longitud de la actividad. Tengan en cuenta que si una actividad tiene algunas variaciones de la misma, entonces en este párrafo, el socio-organizador debe especificar qué variaciones son esas.
  • Una estimación del número de socios que es probable que asistan. Esto es importante para comprender el tamaño del espacio que se asignará.
  • Un espacio sugerido para la actividad. Tenga en cuenta que es posible que Hebraica no apruebe ese espacio en particular, y no necesita justificar por qué ese espacio se le dio a otro grupo, pero las posibles razones pueden incluir: ese espacio fue reservado por otro grupo. Si Hebraica no aprueba un espacio, pero aprueba la actividad, recomendará y aprobará otro espacio en la misma sede.
  • Una lista inicial de socios (con nombre y número de socio de Hebraica) que deseen participar en la actividad. Esta lista puede ser de 0 a 100 o más socios de Hebraica.
  • La fecha y hora sugerida para la actividad.
  • La frecuencia de la solicitud: ¿una vez? ¿Semanal? ¿Mensual? Tengan en cuenta que las actividades recurrentes se renuevan automáticamente por un período máximo de 3 meses, y al final de esos 3 meses, se debe realizar una nueva solicitud si se quiere continuar.
  • Si el organizador desea que Hebraica publicite la actividad autogestionada (mientras deje en claro que es autogestionada) a los socios de Hebraica.
• El segundo paso es: una vez recibido este formulario (idealmente, 14 o más días hábiles antes de la actividad), el Departamento de Socios de Hebraica revisará el formulario, bajo cinco criterios diferentes, con el fin de aprobar o desaprobar la solicitud. El Departamento de Socios de Hebraica determinará si la actividad puede recibir espacio o no en función de la revisión del formulario de solicitud, con especial atención a estos cinco criterios.
  • ¿Es legal la solicitud?
    • Hebraica no aprobará ningún club que intente violar las leyes de Argentina.
  • ¿Es viable la solicitud de acuerdo con los estatutos, leyes, reglamentos y la propia constitución de Hebraica?
    • Hebraica no aprobará ninguna solicitud que no cumpla con las reglas de Hebraica.
  • ¿Es la solicitud realista?
    • Hebraica no aprobará ninguna solicitud que no parezca realista o factible; si un socio quiere reservar todo el espacio de la sede principal para que lo visiten 1 millón de personas, entonces Hebraica interpretará esa solicitud como una broma y no como una solicitud seria, debido a que no es realista.
  • ¿La solicitud en cuestión entra en conflicto con alguna actividad oficial de Hebraica estrechamente comparable?
    • Hebraica no aprobará ninguna solicitud para una actividad cuya esencia sea la misma que una actividad patrocinada oficialmente por el Club. Entonces, por ejemplo, si ya existe un “Club de Ajedrez para jóvenes” como actividad oficial, entonces no aprobará un club de ajedrez para jóvenes autogestionado. Pero si hay un “Club de Ajedrez para Jubilados”, entonces Hebraica aprobará una actividad de “Club de Ajedrez para Jóvenes”, porque esas actividades son “comparables” pero no “estrechamente comparables”.
  • ¿Es compatible con los lineamientos estratégicos o Institucionales- dirigenciales?
• El tercer paso es lo que sucede a continuación de que el Departamento de Socios de Hebraica apruebe o rechace la solicitud.
  • Si la solicitud es rechazada, entonces el Departamento de Socios emitirá un documento escrito (correo electrónico es el formato de preferencia) notificando al socio-organizador que la solicitud fue rechazada y el motivo del mismo. Este correo electrónico también le indicará al socio-organizador que aunque se rechace una actividad, el socio aún puede participar en ella libremente, pero no de manera formal dentro de la propiedad común del Club.
  • Si se aprueba la solicitud, el Departamento de Socios hará cinco cosas a continuación:
    • Primero, el  Departamento de Socios elegirá un lugar en la misma sede para la actividad (y entregará a los socios el espacio que soliciten, a menos que ese espacio esté [a] reservado previamente, o [b] no se permite su uso para ninguna actividad autogestionada, o [c] si el espacio no es factible de manera realista para la actividad propuesta.)
    • En segundo lugar, el Departamento de Socios comunicará esta decisión al socio-organizador que inició la solicitud. La comunicación será vía email o whatsapp, con un mínimo de 7 días hábiles antes de la fecha de la actividad, incluyendo la ubicación. Además, si se aprueba la solicitud, el Club también podría disponer el cambio del nombre propuesto de la actividad.
    • Tercero, cuando el socio-organizador haya llenado el formulario, una de las preguntas mencionadas anteriormente será si al socio-organizador le gustaría que Hebraica publicite la actividad en los medios de comunicación disponibles. Si el socio-organizador respondió a esa pregunta de manera afirmativa, que quiere que Hebraica promocione la actividad, entonces Hebraica solicitará al socio-organizador cualquier material promocional (como una imagen que promocione el evento) y, una vez se reciben los materiales, Hebraica lo promocionará. Consulte la sección «Requisitos de comunicación» de este documento sobre los requisitos para los materiales promocionales.
    • En cuarto lugar, en el formulario de solicitud, el socio-organizador informa si la solicitud es por vez única o de manera recurrente. El Departamento de Cultura y Adultos puede decidir si otorga el espacio por única vez o de manera recurrente por 3 meses renovables cada tres meses.
    • Quinto, si el uso de un espacio requiere alguna organización por parte de Hebraica (como mantenimiento y apertura de un espacio), entonces el  Departamento de Socios notificará a las personas correspondientes para organizar y preparar el espacio según sea necesario.
  • Si la solicitud fuera aceptada, entonces el socio-organizador será notificado de su aceptación, así como notificado del espacio disponible para la realización de la misma. La institución podrá ayudar en la preparación del espacio si fuera que los profesionales de SHA evalúan que pueden disponer de recursos humanos y mobiliario. El socio-organizador acepta implícitamente al momento de aplicar la solicitud, que no debatirá con el profesional el criterio a utilizar para la asignación de recursos humanos de la Institución.